Kaupunginhallitus (1.8.2021 - 31.5.2025)
Pöytäkirja 21.02.2022/Pykälä 70

Asianro 251/00.01.01/2022

§ 70

Asianhallintajärjestelmän päivitys ja siirtyminen keskitettyyn kirjaamoon

 

 

Hallintojohtaja Suvi Posio, tiedonhallinta-asiantuntija Anu Eriksson ja hallintoasiantuntija Sanna Tammilehto:

 

Vuoden 2021 aikana on valmisteltu Raision kaupungin asianhallintajärjestelmän päivitystä. Asianhallintajärjestelmässä tallennetaan ja käsitellään kaupungin asiakirjat sekä valmistellaan ja julkaistaan viranhaltijapäätökset, esityslistat ja pöytäkirjat. Nykyinen versio D360 on monilta osin vanhentunut ja 1.3.2022 otetaan käyttöön saman järjestelmätoimittajan tarjoama päivitetty versio Dynasty10. Uusi versio on teknisiltä ratkaisuiltaan modernimpi ja sisältää monia tiedonhallintaa parantavia ominaisuuksia.

Nämä ominaisuudet mahdollistavat sähköisen tiedon elinkaaren hallinnan. Uuteen järjestelmään on integroitu mm. kaupungin tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), joka ohjaa määräajan säilytettävien asiakirjojen oikea-aikaista hävittämistä. Loppuvuonna toteutettavan sähköisen arkiston hankinnan jälkeen, TOJ ohjaa myös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointia. Tämä mahdollistaa luopumisen monien asiakirjojen tulostamisesta paperille. Asianhallintajärjestelmän versiopäivitys onkin tärkeä askel kohti kokonaan sähköisiä toimintaprosesseja, sähköistä asiakirjatiedon käsittelyä ja sähköistä säilyttämistä.

Suurin vaikutus uuden version käyttöönotolla on kaupungin asiakirjahallinnon parissa työskentelevien kannalta, mutta järjestelmäpäivityksen yhteydessä on myös mahdollista toteuttaa muutoksia, jotka näkyvät kaupunkilaisille, luottamushenkilöille ja sidosryhmille. Seuraavassa on kuvattu lyhyesti keskeiset ulkoisesti näkyvät muutokset.

Pöytäkirjojen ja sopimusten allekirjoittaminen sähköisesti

Dynasty10-ohjelman käyttöönoton myötä asiakirjoja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Maaliskuun aikana siirrytään toimielinten pöytäkirjojen osalta siihen, että toimielimen pöytäkirja allekirjoitetaan ja tarkastetaan sähköisesti vahvaa tunnistautumista käyttäen. Pöytäkirjan allekirjoittaja ja tarkastaja voi valintansa mukaan käyttää tunnistautumisessa esimerkiksi pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton myötä Raision kaupungin laatimia sopimuksia voidaan allekirjoittaa samalla tavoin sähköisesti vahvalla tunnistautumisella. Lisäksi kaupungin omat viranhaltijat voivat allekirjoittaa viranhaltijapäätöksiä sähköisesti.

Kunkin toimielimen sihteeri tiedottaa tarkemmin toimielimen jäseniä siitä, milloin siirtyminen pöytäkirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen ja tarkastamiseen tapahtuu ja antaa tarkemmat ohjeet.

Viranhaltijapäätösten julkaisu

Tähän asti Raision kaupungin viikon aikana tehdyt viranhaltijapäätökset on julkaistu aina perjantaisin. Maaliskuun alusta alkaen viranhaltijapäätökset julkaistaan samana päivänä kuin päätös allekirjoitetaan. Otto-oikeuden alaiset päätökset julkaistaan nykyisen käytännön mukaisesti jatkossakin kaupungin internet-sivuilla oikaisuvaatimusajaksi ja tehdyt päätökset raportoidaan nykykäytännön mukaisesti toimielimille. Kuntalain mukaisesti otto-oikeutta on käytettävä päätöksen oikaisuvaatimusaikana, joka on 14 päivää päätöksen julkaisusta kuntalaisten osalta sekä 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista asianosaisten osalta. Toimielimen jäsenten on tarkoituksenmukaista seurata toimielimen alaisten viranhaltijoiden tekemiä päätöksiä internet-sivuilla viikoittain.

Siirtyminen keskitettyyn kirjaamoon

Maaliskuun alusta siirrytään keskitettyyn kirjaamoon ja luovutaan toimialakohtaisista kirjaamoista. Tämä vaikuttaa erityisesti kaupungin sisäisiin prosesseihin ja hallinnollisten tehtävien työnjakoon. Ulkoisesti uuden toimintamallin näkyvin muutos on se, että Raision kaupungin eri toimialojen erillisistä kirjaamojen sähköpostiosoitteista luovutaan ja 1.3.2022 alkaen Raision kaupungin kirjaamon sähköpostiosoite on kirjaamo@raisio.fi, käyntiosoite Nallinkatu 2 ja postiosoite PL 100, 21201 Raisio. Kaupungille osoitettu virallinen posti sekä kirjattavaksi tarkoitetut asiat toimitetaan jatkossa toimialasta riippumatta edellä mainittuun kirjaamon osoitteeseen. Kirjaamisen jälkeen aineisto toimitetaan eteenpäin toimialoille ja valmistelijoille. Kuntalaisten ja muiden kaupungin hallinnon asiakkaiden näkökulmasta uudistus tuo selkeyttä asiointiin toteuttamalla ns. ”yhden luukun periaatetta”, jossa kirjaamopalvelut ovat jatkossa saatavissa yhdestä osoitteesta.

 

 

Päätösehdotus                           Kaupunginjohtaja Eero Vainio

 

Kaupunginhallitus merkitsee esityslistatekstissä kuvatut toimenpiteet tiedoksi, hyväksyy ne osaltaan sekä lähettää asian kaupungin muille toimielimille tiedoksi.

 

Päätös                                           

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 

 

 

Tiedoksi

Toimielimet