Vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 19.04.2022/Pykälä 37

Vapaa-aikalautakunta 19.04.2022 § 37  

602/00.01.02.01/2022  

 Valmistelija: sivistysjohtaja Leena Laakso, etunimi.sukunimi(at)raisio.fi

Raision kaupungin hallintosäännön 155 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa.

Hallintosäännön 156 §:n mukaan "kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Mikäli toimielin ei ole muuta päättänyt, kokouskutsu on lähetettävä viimeistään kolme päivää ennen kokousta."

Vapaa-aikalautakunnan kokouskutsu lähetetään sähköisesti viimeistään kolme päivää ennen kokousta.

Hallintosäännön 176 §:n mukaan "pöytäkirjan sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti."

Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa ensisijaisesti sähköisesti viimeistään kokousta seuraavana maanantaina, ellei lautakunta jonkin asian osalta erikseen päätä pöytäkirjan tarkastamisesta kyseisen asian osalta heti.

Raision kaupunki on päivittänyt asianhallintajärjestelmänsä uuteen Dynasty10-versioon maaliskuun 2022 alussa. Versiopäivitys on askel kohti asianhallinnan kokonaan sähköisiä toimintaprosesseja, sähköistä asiakirjatiedon käsittelyä ja sähköistä säilyttämistä. Dynasty10-version käyttöönoton myötä toimielinten pöytäkirjojen allekirjoittamisessa ja tarkastuksessa voidaan ottaa käyttöön sähköinen allekirjoitus.

Sähköisessä allekirjoitusmenettelyssä pöytäkirja lähetetään tarkastettavaksi puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille sähköpostilla Raision kaupungin luottamushenkilöiden sähköpostiosoitteeseen. Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat tarkastavat ja allekirjoittavat pöytäkirjan tämän jälkeen suomi.fi -palvelussa käyttäen tunnistustapana verkkopankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia. Pöytäkirjan sähköisestä allekirjoittamisesta on laadittu ohje "Pöytäkirjan allekirjoittaminen - ohje luottamushenkilöille". Ohje on toimitettu lautakunnalle sähköpostilla ja on nähtävissä myös kokousjärjestelmässä.

 Tarkastuspäivän ollessa pyhäpäivä, pöytäkirjan tarkastus siirtyy seuraavaan arkipäivään ja pöytäkirja asetetaan nähtäville tarkastusta seuraavana arkipäivänä. Vastaavasti nähtäville asettamispäivän ollessa pyhäpäivä, pöytäkirja asetetaan nähtäville tätä seuraavana arkipäivänä.

Esittelijä Sivistysjohtaja Leena Laakso

Päätösehdotus Vapaa-aikalautakunta päättää, että:

1. vuoden 2022 syksyn kokoukset pidetään pääasiassa tiistaisin: ti 16.8., ti 6.9., ti 27.9., ke 12.10., ti 1.11. ja ti 29.11.   Tarvittaessa pidetään ylimääräisiä kokouksia. Kokoukset alkavat klo 18 pääsääntöisesti Raision kirjaston kokoushuoneessa tai puheenjohtajan päättämässä paikassa.

2. kokousten pöytäkirjat tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa ensisijaisesti sähköisesti kokousta seuraavaan maanantaihin klo 12 mennessä, ellei lautakunta jonkin asian osalta erikseen päätä pöytäkirjan tarkastamisesta kyseisen asian osalta heti

3. lautakunnan tarkastettu julkinen pöytäkirja asetetaan yleisesti nähtäville kaupungin verkkosivuille kokousta seuraavan viikon tiistaina.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.