Infralautakunta (1.8.2021 - 31.5.2025)
Pöytäkirja 07.09.2021/Pykälä 5

Asianro 852/00.02.02/2021

§ 5

Infralautakunnan kokoukset 2021 ja hallintosäännön mukaiset kokouskäytännöt

 

 

 

                                                          Hallintopäällikkö Anne Rantala 24.8.2021:

 

Kokousaika- ja paikka (155 §)

 

Raision kaupungin hallintosäännön 155 §:n mukaisesti toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Infralautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti kaupunginhallituksen kokoushuoneessa tai sähköisenä etäkokouksena. Infralautakunnan kokoukset ovat suljettuja kokouksia, ellei toimielin erikseen päätä julkisesta kokouksesta. Suljettuun kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä.

 

Infralautakunnan kokouspäiviksi vuonna 2021 esitetään 7.9., 5.10., 2.11., ja 7.12. Kokoukset esitetään aloitettavaksi em. päivinä klo 17.00. Infralautakunnan vuoden 2022 talousarvio käsitellään 5.10.2022 pidettävässä kokouksessa.

 

Hallintosäännön 155 §:n mukaisesti toimielimen kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

 

Jatkokokous (159 §)

 

Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.

 

Kokouskutsu (156-158 §)

 

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaaleissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai ‑velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista ja liitteet ja oheismateriaali voidaan hallintosäännön mukaan lähettää sähköisesti. Kokouskutsu infralautakunnan kokoukseen lähetetään viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Infralautakunnan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali julkaistaan kaupungin kokousjärjestelmässä. Ilmoitus kokouskutsun ja esityslistan julkaisemisesta lähetetään jäsenille ja muille kokoukseen kutsutuille läsnäolijoille kaupungin sähköpostiosoitteeseen, kun esityslista on julkaistu kokousjärjestelmässä.

 

Infralautakunnan esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla, kun kokouskutsut on lähetetty kokoukseen jäsenille ja muille kokoukseen osallistujille. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

 

Varajäsenen kutsuminen (160 §) ja esteellisyys (170 §)

 

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän itse ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenensä myös yksittäisen asian käsittelyyn.

 

Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava kokoustilasta tai sähköisestä kokouksesta. Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyyden peruste ennen kokouksesta poistumista ja peruste on kirjattava pöytäkirjaan.

 

Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävilläpito (176 §)

 

Hallintosäännön 156 §:n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

 

Raisiossa ei vielä ole käytössä pöytäkirjojen sähköistä allekirjoitusta. Pöytäkirjan tarkastamisessa ja allekirjoittamisessa noudatetaan seuraavaa käytäntöä. Pöytäkirjanpitäjän kirjoittama pöytäkirja toimitetaan puheenjohtajalle sähköpostilla. Puheenjohtaja voi tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan allekirjoitettavaksi sähköisesti vastaamalla hänelle lähetettyyn sähköpostiviestiin. Tällöin sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa kokouksessa.

 

Pöytäkirjan tarkastavat kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, mikäli lautakunta ei jonkin asian osalta erikseen päätä, että kyseisen asian osalta pöytäkirja tarkastetaan heti.

 

Infralautakunnan pöytäkirja lähetetään tarkastettavaksi puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille sähköpostilla Raision kaupungin sähköpostiosoitteeseen. Kokouksen pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi kokousta seuraavana päivänä viimeistään klo 16.00. Pöytäkirja tarkastetaan siten, että tarkastaja vastaa hänelle lähetettyyn sähköpostiviestiin.

 

Pöytäkirja on tarkastettava sähköisesti kokousta seuraavaan torstai-iltaan mennessä. Sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa.

 

Kuntalain 140 §:n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Hallintosäännön 177 §:n mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa.

 

Infralautakunnan tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävänä julkaisemalla se yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavana perjantaina. Tarkastamatonta pöytäkirjaa ei saa julkaista, mistä johtuen on tärkeää, että puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat tarkastavat sen kokousta seuraavaan torstai-iltaan mennessä. Mikäli pöytäkirjaa ei ole tarkastettu kokousta seuraavaan perjantaihin mennessä, sen julkaiseminen lykkääntyy, jolloin päätösten lainvoimaiseksi tulo ja toimeenpano viivästyvät.

 

 

Päätösehdotus                           Va. tekninen johtaja Timo Oja

 

Infralautakunta päättää, että

 

1.    loppuvuoden 2021 lautakunnan kokoukset pidetään tiistaisin seuraavasti: 7.9., 5.10., 2.11. ja 7.12. Kokoukset alkavat kyseisinä päivinä klo 17.00

 

2.    lautakunnan kokousten pöytäkirjat tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa ensisijaisesti sähköisesti, ellei lautakunta jonkin asian osalta erikseen päätä, että pöytäkirja kyseisen asian osalta tarkastetaan heti. Pöytäkirja tarkastetaan viimeistään kokousta seuraavana torstai-iltana

 

3.    sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa kokouksessa

 

4.    lautakunnan tarkastettu pöytäkirja julkaistaan yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavana perjantaina.

 

Päätös                                            Infralautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

 

Tiedoksi

Minna Heikkilä, viestintäpalvelut