Tekninen lautakunta (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 19.05.2020/Pykälä 44

Asianro 483/00.03.01/2020

§ 44

Teknisen lautakunnan lausunto tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta vuodelta 2019

 

 

 

                                                          Hallintopäällikkö Anne Rantala 7.5.2020:

 

Tarkastuslautakunta on antanut arviointikertomuksensa vuodelta 2019 ja pyytänyt, että se saatetaan valtuuston tietoon ja että kaupunginhallitus antaa siitä lausuntonsa valtuustokäsittelyä varten.

 

Ennen lausuntonsa antamista valtuustolle kaupunginhallitus on pyytänyt lautakunnilta ja konsernihallinnolta lausunnot arviointikertomuksesta kyseistä lautakuntaa koskevin osin siten, että kaupunginhallitus voi käsitellä asian kokouksessaan 1.6.2020.

 

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus on kokonaisuudessaan oheismateriaalina. Tekninen lautakunta antaa tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta seuraavan lausunnon.

 

Tarkastuslautakunta huomautti edellisessä lausunnossaan, että ”teknisen keskuksen tilahankkeiden suunnittelu- ja toteutusohje oli vuodelta 1990. Ohjeen päivitys aloitettiin vuoden 2018 puolella ja se valmistui 2019”. Tekninen lautakunta toteaa edellä mainittuun kohtaan lausuntonaan, että tekninen lautakunta käsitteli tilahankkeiden suunnittelu- ja toteuttamisohjeet kokouksessaan 12.11.2019 § 150. Lautakunta päätti ehdottaa kaupunginhallitukselle, että valmistelun mukaiset tilahankkeiden suunnittelu- ja toteuttamisohjeet hyväksytään em. päätöksen oheismateriaalin nro 2 mukaisessa muodossa ja että kaupunginhallituksen 14.5.1990 hyväksymät tilahankkeiden suunnittelu- ja toteuttamisohjeet kumotaan.

 

Tarkastuslautakunta toteaa lausunnossaan, että ”kaupungin sisäisten vuokrien määräytyminen perustuu vuodesta 2018 alkaen käyttöönotettuun Haahtela-järjestelmään. Käyttöönotossa oli vielä pientä horjuvuutta”. Tekninen lautakunta toteaa lausuntonaan, että sisäiseen vuokraan sisältyy sekä pääoma että ylläpitokulut. Pääomavuokra sisältää suunnitelman mukaiset poistot ja laskennallisen koron sijoitetulle pääomalle. Kaupunginhallitus on päättänyt sisäisen vuokran laskennalliseksi koroksi 3 % hankintahintaisesta kirjanpitoarvosta. Ylläpitovuokra sisältää suunnittelun ja rakennuttamisen, rakennusten kunnossapidon, kiinteistönhoidon, siivouksen sekä tilahallinnon ja isännöinnin tiloihin kohdistuvat käyttötalouden kustannukset. Käyttötalouden kustannukset lasketaan sisäiseen vuokraan edellisen tilinpäätöksen mukaisina. Raisiossa kaikkien sisäisten kulujen laskennan perusteena käytetään viimeisintä valmistunutta tilinpäätöstä. Tästä johtuen vuonna 2019 rakennukseen tehdyt kunnossapitokorjaukset ja muut kiinteistökohtaiset kustannukset (mm. sähkö, lämpö, vesi jne.) kohdistuvat käyttäjälle vuoden 2021 sisäisessä vuokrassa toteutuneiden kustannusten mukaan. Edellä mainittujen kustannusten lisäksi ylläpitovuokraan sisältyy rakennuksen tontinvuokra, joka on 5 % kirjanpidon tasearvosta.

 

Uuden Haahtela-järjestelmän käyttöönotto ja vuokrien laskenta on edellyttänyt kohteiden kustannustietojen ja tilaluettelon sekä käyttäjäkohdistusten viemistä järjestelmään. Tilaluetteloita varten on tarvittu pohjakuvat, jotka on laadittu erikseen jokaisesta kiinteistöstä. Toteutuneiden kustannusten tuonti kirjanpidosta kiinteistötietojärjestelmään, sekä sisäisten vuokrien vienti kiinteistötiedosta kirjanpitoon on toteutunut suunnitellusti.

 

Sisäisten vuokrien laskenta suoritetaan kaikille vuokralaisille kerran vuodessa siten, että vuokrien taso vastaa käypiä kiinteistönpidon kustannuksia. Laskenta koostuu seuraavista vaiheista:

 

1.    Puuttuvien kohteiden lisäys

2.    Luovutettujen kohteiden poistaminen

3.    Pohjapiirustusten ja tilarajausten tekeminen

4.    Vuokralaiskohdistusten tekeminen tiloille

5.    Tilojen hinnoittelu

6.    Vuosibudjetin päivittäminen

7.    Vuokralaskenta

8.    Vuokralaisten informointi

9.    Tietojen siirto talousarvioon

 

Arviointikertomuksessa todetaan, että ”tietojärjestelmien hankintatilanteissa kaikkien toimijoiden on oltava yhteydessä tietohallintoon ennen hankintoja!” Tekninen lautakunta toteaa lausuntonaan, että Raision kaupungin tietojärjestelmien hankintaprosessi on määritelty. Prosessin mukaisesti keskukset ja palvelut vastaavat palvelujen tuotantotavasta, jolloin tietojärjestelmän hankintatarpeen tunnistaminen tapahtuu palvelun tuottajan toimesta. Kun tietojärjestelmän hankintatarve on tunnistettu, aloitetaan teknisen ratkaisun hakeminen ja selvittäminen yhdessä tietohallinnon kanssa. Tietojärjestelmähankinnan valmisteluun kuuluu teknisten ratkaisujen selvittämien lisäksi jatkuvuusselvitys, tietoturvaselvitys, tietosuojaselvitys ja tietojen säilyvyysselvitys. Sen jälkeen, kun hankinnan valmistelu on suoritettu edellä mainitulla tavalla, voidaan siirtyä varsinaiseen tietojärjestelmän hankintaan. Tietojärjestelmähankintojen ohjeistusta ja sääntöjä käsitellään tietohallinnon ohjausryhmässä, johon kuuluvat kaupunginjohtaja, keskusten johtajat ja tietohallintopäällikkö. Ohjausryhmän vetäjänä toimii tietohallintopäällikkö.

 

Tarkastuslautakunta toteaa lausunnossaan, että ”tulevaisuudessa digitaalisten palveluiden kehittämisen tarve lisääntyy huomattavasti, joten siihen on panostettava enemmän. Kaupungin digitaalisten palveluiden työryhmän on satsattava asiaan riittävästi. Tietohallintopäällikkö on luonteva henkilö vastaamaan digitaalisten palveluiden kehittämisestä”. Tekninen lautakunta toteaa lausuntonaan, että keskuksilla ja palveluilla on paras asiantuntemus tuotettavien palvelujen sisällöstä, palvelutarpeista ja asiakkaista. Tietohallintopäällikön roolina on toimia teknisenä asiantuntijana digitaalisten palvelujen kehittämisessä. Digitaalisten palvelujen kehittämistä koordinoidaan kaupunginjohtajan johtamassa digitaalisten palvelujen kehittämisryhmässä.

 

Arviointikertomuksessa todetaan, että ”tietosuojan varmistamiseen on satsattava tarpeellisesti. On varmistettava tietoturvariskien hallinta riittävällä panostuksella”. Tekninen lautakunta toteaa lausuntonaan, että Raision kaupungin tietosuojavastaavaksi on nimetty kaupunginlakimies. Tietosuojasta huolehtiminen kuuluu kuitenkin kaikkien keskusten ja työntekijöiden työhön ja toimintaan. Tietosuojan sisällyttämistä osaksi keskusten toimintakulttuuria tulee vahvistaa. Tietoturvan hallintaan tulee kiinnittää huomiota jo hankintoja suunniteltaessa. Kun tietojärjestelmähankinnat toteutetaan kaupungin hankintaprosessin mukaisesti, mahdollisiin tietoturvariskeihin voidaan varautua jo hankinnan yhteydessä.

 

 

Oheismateriaali

10

Arviointikertomus

 

 

Päätösehdotus                           Tekninen johtaja Antti Korte

 

Tekninen lautakunta antaa tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta valmistelun mukaisen lausunnon.

 

 

Päätös                                            Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

 

 

 

Tiedoksi

Kaupunginhallitus