Kaupunginhallitus (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 11.06.2018/Pykälä 217

 

Kaupunginhallitus

§ 182

21.5.2018

 

Asianro 605/00.02.02/2018

§ 217

Sähköisen kokousjärjestelmän käytön periaatteet

 

Päätöshistoria

 

Kaupunginhallitus 21.5.2018 182 §

 

                                                          ”Kaupunginsihteeri Sari Vahtera, konsernihallintojohtaja Anna-Kristiina Järvi ja tietohallintopäällikkö Juha-Pekka Saarinen:

 

Kaupunginhallituksen 9.2.2009 päätöksen § 113 mukaisesti sähköistä kokousjärjestelmää käyttävien toimielinten (lautakuntien) varsinaisille jäsenille ja valtuuston puheenjohtajille maksetaan tietoliikenneyhteyksien käytöstä 25 euron korvaus/kk edellyttäen, että ko. henkilölle ei lähetetä paperisia esityslistoja.

 

Tällä hetkellä seuraavien toimielinten varsinaisille jäsenille on maksettu korvaus sähköisen kokousjärjestelmän käytöstä seuraavasti:

 

-          kaupunginhallitus 11 jäsentä

-          tekninen lautakunta 11 jäsentä

-          sosiaali- ja terveyslautakunta 14 jäsentä, joista 11 raisiolaista

-          ympäristölautakunta 11 jäsentä

-          sivistyslautakunta 11 jäsentä

-          vapaa-aikalautakunta 11 jäsentä

-          valtuuston puheenjohtajisto 4 hlöä

 

Yhteensä 70 henkilöä.

 

Seuraavien toimielinten jäsenille ei makseta tällä hetkellä korvausta:

 

-          kaupunginvaltuusto

-          kaupunginhallituksen konsernijaosto 

-          tarkastuslautakunta

-          keskusvaalilautakunta 

-          työterveysjaosto

-          terveysvalvontajaosto

-          toimikunnat

-          vaikuttamistoimielimet

 

Kustannukset tällä hetkellä

 

·         Korvaus sähköisen kokousjärjestelmän käytöstä on 25 € / kk eli 1 750 € kuukaudessa ja vuodessa 21 000 €. Korvaukseen oikeutettu toimielimen jäsen on velvoitettu vastaanottamaan esityslistat sähköisesti. Erikseen pyydettäessä on mahdollisuus paperiseen esityslistaan.

 

·         Luottamushenkilöiden verkkopalvelu n. 9 000 € /vuosi

 

·         Valtuuston esityslistojen lähettäminen paperisena

 

o   taksikulut n. 1 500 € vuodessa

o   monistuskustannukset (v. 2017) 8 606 € (sis. paperi, monistaminen)

o   konsernihallinnon hallintosihteerin työ

o   monistajan työ

 

·         Sähköisen kokousjärjestelmän ja valtuuston paperisten esityslistojen lähettämisen kokonaiskustannukset tällä hetkellä yhteensä n. 40 000 € / vuosi

 

Muuta huomioitavaa

 

·         8 valtuutettua (poislukien puheenjohtajisto) ei ole toimielimissä varsinaisina jäseninä

 

·         Tällä hetkellä valtuuston esityslistat lähetetään paperisina ja samalla ne julkaistaan sähköisessä kokousjärjestelmässä. Sähköisesti esityslista toimitetaan vain niille valtuutetuille, jotka ovat erikseen näin pyytäneet (n. 5 valtuutettua).

 

·         Kaupunginvaltuustolle lähetettäviä paperisia esityslistoja on perusteltu mm. sillä, että valtuustosalissa ei ole tällä hetkellä mahdollista ladata tietokoneita / tabletteja kokousten aikana. Tätä ongelmaa ei ole lautakuntien kokouksissa, jotka kokoustavat pääsääntöisesti kaupunginhallituksen huoneessa, jossa on laitteet ja latausmahdollisuus.

 

·         Isojen kaavakarttojen lukeminen lienee miellyttävämpää paperilta kuin koneelta. Mikäli kaupunginvaltuusto siirtyy sähköisen kokousjärjestelmän käyttöön, paperisia kaavakarttoja voidaan toimittaa edelleen ryhmähuoneisiin.

 

Sähköistä toimintatapaa puoltavat seikat  

 

·         Kuntalain kokonaisuudistuksen yhtenä tavoitteena on ollut sekä uusien sähköisten toimintatapojen mahdollistaminen että jo olemassa olevien sähköisten toimintatapojen hyödyntäminen enenevässä määrin.

 

·         Raision kaupungin strategiassa yhtenä painopistealueena mainitaan ”Kehittyvä Raisio”, jonka tunnusmerkkejä ovat mm. digitaalisuus ja ympäristöystävällisyys

 

·         Ympäristöystävällisyys, taloudellisuus ja tehokkuus

·         paperin kulutus vähenee

·         kopiokoneiden käyttö vähenee ja käyttöikä pitenee

·         kuljetuskustannukset pienenevät

·         toiminta tehostuu

 

·         Kokouskutsut ja esityslistat voidaan toimittaa luottamushenkilöille aikaisemmin kuin postin tai kuriirin toimittamina

 

·         Seminaariaineisto ja muu kuin kokousmateriaali voidaan toimittaa nopeasti ja vaivattomasti luottamushenkilöille, kun toimitaan sähköisessä ympäristössä

 

·         Riippumattomuus paikasta

·         esityslistoihin ja muuhun sähköiseen aineistoon on mahdollista tutustua siellä, missä on internetin käyttömahdollisuus

 

Vaihtoehtoja

 

Vaihtoehto 1)

 

·         Jatketaan kaupunginhallituksen 9.2.2009 § 113 päätöksen mukaisesti kuitenkin siten muutettuna, että tarkastuslautakunnan varsinaiset jäsenet siirtyvät käyttämään sähköistä kokousjärjestelmää voimassa olevan päätöksen mukaisesti à tämä lisää korvauksen 25 € / kk viidelle henkilölle.

 

·         Tarkennetaan päätöstä siten, että pois luetaan korvauksen piiriin kuuluvista keskusvaalilautakunta, toimikunnat, vaikuttamistoimielimet

 

·         Suositellaan sähköisen kokousjärjestelmän käyttöä kaikille toimielimille

 

·         Laaditaan valtuutetuille kysely siitä, onko halukkuutta siirtyä sähköisen kokousjärjestelmän käyttöön ns. vapaaehtoisesti

 

·         Vaihtoehto 1) lisäkustannuksia 25 € / kk x 5 = 1 500 € vuodessa, mutta kustannussäästöjä ei synny.

 

Vaihtoehto 2)

 

·         Lisätään kaupunginvaltuuston jäsenet sähköisen kokousjärjestelmän käyttäjiksi, jatkossa esityslistat lähetetään sähköisesti ja toimitaan sähköisessä kokousympäristössä. Tästä huolimatta ryhmähuoneisiin + kokouksiin varataan muutama paperilista.

 

·         Tarkastuslautakunnan jäsenet kuuluvat jo olemassa olevan päätöksen mukaan korvauksen saajien ryhmään (= 5 hlöä)

 

·         Em. lisäksi päätöstä päivitetään kohdan 1) mukaisin tarkennuksin

 

·         Vaihtoehto 2) lisäkustannuksia 25 € / kk x 13 = 3 900 € vuodessa (tarkastuslautakunnan 5 jäsentä + 8 valtuutettua, jotka eivät ole varsinaisina jäseninä toimielimissä) + valtuustosalin pistokkeet. Kustannussäästöinä taksikulut n. 1 500 € vuodessa, monistuskustannukset (v. 2017) 8 606 €, monistajan työ, konsernihallinnon hallintosihteerin työ

 

Vaihtoehto 3)

 

·         Kaupunki tarjoaa lautakuntien varsinaisille jäsenille ja valtuutetuille laitteet luottamushenkilötyöskentelyä varten ja luovutaan paperisista esityslistoista sekä sähköisen kokouskäytännön korvauksesta

 

·         Chromebookin kustannukset (Juha-Pekka Saarinen):

o   290 €/kpl (Acer Chromebook Spin 11), elinkaari 4 vuotta = 75 €/v x 83 = 6 225 €/v

o   Google-lisenssi vuosihinta 113 €/kpl, elinkaari 4 vuotta = 28,25 €/v x 83 = 2 344,75 €/v

o   Google-lisenssi kuukausihinta 4 €/kk = 48 €/x 83 = 3 984 €/v

o   Kertahankinta Googlen perustamiskustannukset 500 € = 125 €/v

o   0,1 htv = 4 250 €/v

o   Yhteensä: 16 928,75 €/v x 4 elinkaari (4 vuotta) = 67 715 €

 

·         Kustannuksina edelleen lisäksi sähköinen kokousjärjestelmä ja valtuustosalin pistokkeet. Säästönä sähköisen kokouskäytännön korvaukset sekä paperisen esityslistan lähettämiseen liittyvät kustannukset.

 

·         Vaihtoehdon 3) kustannukset suoraan verrannollisia siihen, kuinka monelle laite hankitaan.   

 

Päätösehdotus                           Kaupunginjohtaja Ari Korhonen

 

Kaupunginhallitus päättää yllä esitetyn vaihtoehto 2) mukaisesti, että kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien (lukuun ottamatta keskusvaalilautakuntaa) varsinaiset jäsenet ovat oikeutettuja 25 € / kk korvaukseen sähköisen kokousjärjestelmän käyttöön liittyen. Korvauksen saaminen edellyttää, että luottamushenkilö vastaanottaa esityslistat ja muun kokous- yms. seminaarimateriaalin sähköisenä kaikissa luottamustoimissaan. Korvaukseen sisältyy sekä oman laitteen hankinnasta että käytöstä aiheutuvat kustannukset sekä mahdollisen internet-yhteyden kustannukset, koska näiden voidaan katsoa olevan edellytyksenä sähköisessä kokousjärjestelmässä toimimiselle. 

 

Valtuustosaliin luodaan mahdollisuus ladata laitteita kokouksen aikana.

 

Kaikille toimielimille suositellaan sähköistä toimintatapaa sekä mahdollisuuksien mukaan sähköisen kokousjärjestelmän käyttöä. Sähköinen toimintatapa on pääsääntö ja paperinen toimintatapa on poikkeus.

 

Kaupunginhallitus päättää samalla kumota kaupunginhallituksen 9.2.2009 päätöksen § 113.

 

 

Päätös                                            Juha Jormanainen ehdotti, että asia jätetään pöydälle. Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle.”

 

 

Oheismateriaali	24	Kh 9.2.2009 § 113 Toimielimen siirtyminen käyttämään sähköistä kokousjärjestelmää
	25	Sähköiset kokousjärjestelmät lähikunnissa

 

 

Päätösehdotus                           Kaupunginjohtaja Ari Korhonen

 

Kaupunginhallitus päättää yllä esitetyn vaihtoehto 2) mukaisesti, että kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien (lukuun ottamatta keskusvaalilautakuntaa) varsinaiset jäsenet ovat oikeutettuja 25 € / kk korvaukseen sähköisen kokousjärjestelmän käyttöön liittyen. Korvauksen saaminen edellyttää, että luottamushenkilö vastaanottaa esityslistat ja muun kokous- yms. seminaarimateriaalin sähköisenä kaikissa luottamustoimissaan. Korvaukseen sisältyy sekä oman laitteen hankinnasta että käytöstä aiheutuvat kustannukset sekä mahdollisen internet-yhteyden kustannukset, koska näiden voidaan katsoa olevan edellytyksenä sähköisessä kokousjärjestelmässä toimimiselle. 

 

Valtuustosaliin luodaan mahdollisuus ladata laitteita kokouksen aikana.

 

Kaikille toimielimille suositellaan sähköistä toimintatapaa sekä mahdollisuuksien mukaan sähköisen kokousjärjestelmän käyttöä. Sähköinen toimintatapa on pääsääntö ja paperinen toimintatapa on poikkeus.

 

Kaupunginhallitus päättää samalla kumota kaupunginhallituksen 9.2.2009 päätöksen § 113.

 

Päätös                                           

Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

Tiedoksi		Lautakunnat, keskukset
		Palkkioiden maksatus
		Lautakuntien sihteerit