Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta
Pöytäkirja 21.06.2017/Pykälä 108

Asianro 930/00.02.02/2016

§ 108

Kokousasiakirjojen toimittaminen ja kokousmenettely salassa pidettävien yksilöasioiden osalta

 

 

                                                      Talouspäällikkö Sami Koskikallio 14.6.2017

 

Sosiaali- ja terveyskeskus miettii parhaillaan tapoja, joilla salassa pidettävät yksilöasiat ja muut salaiset asiat sekä niitä käsittelevien esityslistojen toimittaminen lautakunnan jäsenille voidaan sähköisessä muodossa tietoturvallisesti tehdä. Siihen saakka kunnes oikea ja tietoturvallinen tapa löytyy, ehdotetaan salassa pidettävien asioiden käsittelyn kohdalla seuraavaa menettelyä:

 

Salaisten asioiden esityslistoja ei toimiteta etukäteen lautakunnan jäsenille.

 

Kokouskutsun yhteydessä on maininta, mikäli kokoukseen on tulossa salaisia asioita.

 

Kutsussa on maininta minkä tyyppinen salainen asia on kyseessä ja kuka on asian valmistelusta vastaava viranhaltija.

 

Liitemateriaali on nähtävillä hallintopalvelukeskuksessa ja lautakunnan jäsen voi virka-aikaan käydä tutustumassa liitemateriaaliin esityslistan valmistumisen jälkeen (kun kokouskutsu on toimitettu). Käynnistä on hyvä etukäteen ilmoittaa kokousjärjestelijälle. Esityslistaa tai liitemateriaalia ei luovuteta hallintopalvelukeskuksen ulkopuolelle.

 

Ennen kokouksen alkua lautakunnan jäsenille varataan mahdollisuus tutustua salassa pidettäviin asiakirjoihin puoli tuntia ennen kokouksen alkua kokoustiloissa. Lisäksi varataan kokouksessa materiaaliin tutustumisaikaa ennen varsinaisen asian käsittelyä.

 

Esityslista ja liitteet on mahdollista heijastaa kokoussalin valkokankaalle esittelijän alustuksen ajaksi nähtäville.

 

Mahdollinen kaikki kokoustilanteessa jaettava ja esillä oleva salaisia asioita käsittelevä materiaali kootaan viranhaltijoiden toimesta kokouksen päätteeksi hävitettäväksi tai arkistoitavaksi.

 

 

 

Päätösehdotus                          Sosiaali- ja terveysjohtaja Juha Sandberg

 

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta päättää ottaa seuraavassa kokouksessaan 23.8.2017 edellä mainitun menettelytavan käyttöön salassa pidettävien esityslistojen ja kokouskäsittelyn osalta kunnes materiaalin toimittaminen ja käsittely sähköisessä muodossa voidaan tietoturvallisesti tehdä.

 

 

 

Päätös                                         

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.