Vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 07.03.2023/Pykälä 43

Vapaa-aikalautakunta 07.03.2023 § 43  

278/02.08.00/2023  

 Talouspäällikkö Esa Ilannin valmistelu 2.3.2023:

Hankinta/kilpailutus toteutettiin avoimella menettelyllä ja tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia hankintapalvelun kautta Hilmassa 26.1.2023 ja tarjoukset tuli jättää 21.2.2023 klo 15.00 mennessä.

Tarjouspyynnön mukaisesti valitaan halvin tarjous, joka täyttää tarjouspyynnön kriteerit. Määräaikaan mennessä saapui kaksi tarjousta: Audio-Kaluste Oy:ltä ja John Berger OÜ:ltä.

Hallintosäännön § 92 mukaisesti vapaa-aikalautakunta päättää yli 70.000 euron arvoisista hankinnoista omalla toimialallaan.

Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjousta vapaasti seisovasta seinäkejärjestelmästä, joka on helposti siirrettävissä, muokattavissa ja monipuolisesti käytettävissä erilaisten kulmaratkaisujen kanssa. Seinäkkeet tulee olla saumattomasti kiinnitettävissä toisiinsa (50 juoksumetriä) ja osassa seinäkkeitä (30 juoksumetriä) kiinnityskulma on säädettävissä portaattomasti ja kiinteästi välillä 0°-280°. Seinäkkeiden välinen sauma tulee olla peitettävissä saumateipillä ja maalattavissa.

Tarjoaja Audio-Kaluste Oy on tarjonnut seinäkkeitä, joissa seinäkkeiden yläreunassa on seinäkkeiden kiinnitystä varten reikälevy, joka vaatii työskentelyä poran kanssa yli 2,5 m korkeudessa ja 3 metriä korkeita seinäkkeitä tulee nostaa jalustoihin ja kohdistaa. Seinäkkeet eivät siis ole helposti siirrettävissä tai muokattavissa, joten Audio-Kaluste Oy:n tarjous ei tältä osin täytä tarjouspyynnön ehtoja. 

Tarjoaja Audio-Kaluste OY:n seinäkkeiden kulmaratkaisu ei myöskään ole saumattomasti toisiinsa liitettävissä, koska kulmat eivät ole saumateipillä peitettävissä (ks. tarjoajan liite näyttelyseinäke_4.png). Tarjouksessa ilmoitetaan, että "Taittuvan seinän päädyt ja saranat maalataan seinän sävyn mukaan". Tarjoaja Audio-Kaluste Oy:n tarjouksen kulmaratkaisu ei siis täytä tarjouspyynnön ehtoja saumattomuudesta.

Esittelijä Sivistysjohtaja Leena Laakso

Päätösehdotus Vapaa-aikalautakunta päättää

- hylätä Audio-Kalusteen Oy:n tekemän tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena edellä kuvatuin perustein ja
- päättää valita toimittajaksi John Berger OÜ:n tarjoaman seinäkejärjestelmän.  

Samalla vapaa-aikalautakunta toteaa, ettei sopimusta synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen.
                                     
Tämän asian osalta pöytäkirja tarkastetaan heti.

Päätös Kokouksen kuluessa esittelijä teki muutetun päätösehdotuksen:

Vapaa-aikalautakunta päättää
- hylätä Audio-Kaluste Oy:n tekemän tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena edellä kuvatuin perustein ja
- päättää valita toimittajaksi John Berger OÜ:n ja hankkia seinäkejärjestelmän tarjouksen mukaiseen 110 047,20 euron hintaan. Hankinta katetaan talousarvion mukaisella 100 000 euron investointimäärärahalla. Hankintahinnan ylittyvä osa katetaan käyttötalousbudjetista. 

Samalla vapaa-aikalautakunta toteaa, ettei sopimusta synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen.
                                    
Tämän asian osalta pöytäkirja tarkastetaan heti.

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tanja Parkko poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 19.30.