Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.10.2024/Pykälä 314

Kaupunginhallitus 07.10.2024 § 314  

1004/00.01.01/2024  

 Valmistelija: hallintojohtaja Suvi Posio, etunimi.sukunimi(at)raisio.fi

Kaupungin voimassa oleva hankintaohje on vuodelta 2018. Hankintaohjeen päivityksessä on huomioitu vanhasta hankintaohjeesta saatu palaute sekä kaupungin toiminnassa tapahtuneet muutokset.

Uuden hankintaohjeen valmistelu on aloitettu vuonna 2023. Hankintaohjetta on työstetty hankintatiimissä, jossa on edustus kaikilta toimialoilta. Ohjetta on työstetty keskustellen ja kirjoitustyöhön on osallistunut useita asiantuntijoita kaupungin eri yksiköistä. Hankintaohje on hyväksytty hankintatiimissä, kaupungin johtoryhmässä ja nyt se tuodaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Hallintosäännön 92 §:n mukaan kaupunginhallitus ohjaa ja valvoo hankintojen suorittamista sekä kehittää hankintatointa sekä päättää kaupungin hankintaohjeista sekä muista hankintoihin liittyvistä ohjeista ja säännöistä.

Uudessa hankintaohjeessa on painotettu seuraavia näkökulmia:

-          hankintamenettelyiden ohjeistaminen hankintaohjeessa painottuu pienhankintoihin eli hankintalain kynnysarvot alittaviin hankintoihin, sillä kynnysarvon ylittävien hankintojen menettelytavat on hyvin pitkälle määritelty lainsäädännössä ja oikeuskäytännössä. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintaohjeessa annetun ohjauksen ohella olennaista on kaupunginlakimiehen neuvonta ja avustaminen erilaisten juridisten kysymysten arvioinnissa.

-          erityistä huomiota on kiinnitetty niihin hankintaprosessien vaiheisiin, jotka liittyvät kaikkiin hankintoihin hankinnan arvosta riippumatta (mm. päätöksenteko, sopimus ja sopimusehdot, dokumentointi)

-          hankintaohjeeseen on nostettu uusina osioina mm. IT-hankinnat, ympäristövaikutusten huomioiminen hankinnoissa, yritysvaikutukset osana hankintoja sekä hankintojen asiakirjahallinnan ohjeistus

-          hankintaohjeesta on pyritty luomaan helposti lähestyttävä käsikirja ja muistilista hankintoja tekeville (luettelot, taulukot ja kaaviot tekstin tukena)

-          sähköisen kilpailutusjärjestelmän Cloudian käyttö on vakiintunut kaupungin yksiköissä ja järjestelmä on myös tarjoajille tuttu ja helppokäyttöinen. Tämän takia hankintaohjeessa velvoitetaan käyttämään Cloudia järjestelmää kaikissa kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa ja lisäksi Cloudian käyttöä suositellaan vähintään 20.000 euron arvoisissa tavara- ja palveluhankinnoissa

-          hankintaohjeeseen on lisätty useaan kohtaan ohjaus kysyä neuvoa ja toimintaohjeita asiasta vastaavalta asiantuntijalta (esim. IT-hankinnoissa tietohallinnolta, sopimusehtoihin liittyvissä kysymyksissä kaupunginlakimieheltä, ympäristövaatimusten osalta ympäristösuunnittelijalta)

-          hankintaohjeessa on lisäksi huomioitu se, että kaupungin hankinnoissa hyödynnetään yhteishankintoja ja sidosyksikköhankintoja. Näihin liittyvät menettelytapaohjeet on huomioitu hankintaohjeessa.

Hankintaohjeen hyväksymisen jälkeen esihenkilöille ja hankintojen parissa työskenteleville asiantuntijoille järjestetään koulutusta hankintaohjeesta loppuvuonna 2024 ja alkuvuonna 2024. Koulutukset toteuttaa kaupunginlakimies.

Hankintaohjeen soveltamista tullaan seuraamaan eri toimialojen sisällä sekä hankintoja tekevien viranhaltijoiden esihenkilöiden toimesta. Hankintatiimissä käydään läpi esille nousseita kysymyksiä ja ohjeiden tulkintaongelmia sekä kehittämistarpeita. Hallintosäännön 37 §:n mukaan hallintojohtaja vastaa kaupungin hankintaprosessien ohjaamisesta ja kehittämisestä.

Hankintaohjeeseen sisältyy käytettävyyden takia linkkejä esim. käytössä oleviin yleisiin sopimusehtoihin ja viittauksia päivittyviin määräyksiin (esim. hankintalain kynnysarvot). Lisäksi hankintaohjeen liitteeksi on lisätty hankintojen asiakirjahallinnan ohje, joka on laadittu siten, että se on linjassa kaupungin muiden asiakirjahallinnan ohjeiden kanssa. Tämän takia hankintaohjeeseen ehdotetaan, että hankintaohjeen teknisestä päivittämisestä ja liitteiden päivittämisestä vastaa hallintojohtaja. Sen sijaan sisällölliset muutokset ja uudet linjaukset tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Eero Vainio

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan hankintaohjeen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Kaupunkikehitysjohtaja Samu Mattila poistui kokouksesta tämän asian jälkeen klo 19.02.