Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.01.2023/Pykälä 27

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 27  

1502/02.08.00/2022  

 Valmistelija: vs. hallintojohtaja Anni Hakala, tiedonhallinta-asiantuntija Anu Eriksson, kaupunginlakimies Timo Lankinen, etunimi.sukunimi(at)raisio.fi

Raision kaupungin talousarviossa vuodelle 2023 on määritetty konsernipalveluyksikön osalta päätöksentekopalveluissa strategisen kaupunkitasoisen tavoitteen "Tiedon tehokas hyödyntäminen johtamisessa ja päätöksenteossa" alle toiminnallisena tavoitteena digitaalisten toimintatapojen kehittäminen, jossa kärkitoimenpiteenä on sähköisen arkiston käyttöönotto. Talousarviossa vuodelle 2023 on varattu 60.000 euron investointimääräraha sähköisen arkiston käyttöönottoon. Lisäksi ylläpitokustannuksiin on varauduttu vuosittaisella käyttötalousmäärärahalla.

Sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnalla vastataan nykyisiin, tietojen arkistointia ja säilyttämistä koskeviin, valtakunnallisiin vaatimuksiin. Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021) arkistoitavien asiakirjojen säilytystavasta eli säilytysmuodosta arkistolain 8.3, 11 ja 14 a §:ien nojalla. Määräys edellyttää, että lähtökohtaisesti kaikki 1.1.2022 alkaen arkistoitavat eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa. Lisäksi tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:ssä määrätään viranomaisten laatimien asiakirjojen ja viranomaiselle saapuvien asiakirjojen sähköisestä säilyttämisestä ja sähköiseen muotoon muuttamisesta.

Hallintosäännön § 92 mukaisesti kaupunginhallitus päättää niistä hankinnoista, jotka ovat konsernitasoisia tai useamman kuin yhden lautakunnan kattavia, mikäli hankinnan arvo on yli 150.000 euroa.

Hankintamenettely

Päätöksentekopalvelut on kilpailuttanut sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnan neuvottelumenettelyllä. Hankinnan kohteena on digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytykseen soveltuva järjestelmä Raision kaupungille SAAS-palveluna. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu sekä sen tulee täyttää tiedonhallintalain ja muun lainsäädännön vaatimukset tietojen käsittelylle. Hankintaan sisältyy myös viiden järjestelmäintegraation toteuttaminen säilytysjärjestelmään. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankinnan alkuperäinen hankintailmoitus, jolla pyydettiin osallistumishakemuksia, julkaistiin Hilma-julkaisujärjestelmässä 19.8.2022. Osallistumishakemuksia saapui yhteensä kuusi (6) kappaletta: CGI Suomi Oy, Disec Oy, Hilla Group Oyj, Innofactor Oyj, Telia Finland Oyj ja Visma Consulting Oy. Alkuperäisen hankintailmoituksen mukaisesti hankintayksikkö valitsee neuvottelumenettelyyn 1-5 ehdokasta. Osallistumishakemuksia vertailtiin hankintailmoituksessa ilmoitetuin perusteluin ja vertailun perusteella kaupunginjohtajan päätöksellä 19.9.2022 § 82 sähköisen säilytysjärjestelmän kilpailutuksessa määräaikaan 12.9.2022 mennessä osallistumishakemuksensa jättäneistä tarjoajista hankintailmoituksessa ilmoitettujen kriteerien pohjalta neuvottelumenettelyyn valittiin CGI Suomi Oy, Disec Oy, Innofactor Oyj, Telia Finland Oyj ja Visma Consulting Oy.

Neuvottelukierrosta varten hankintayksikkö julkaisi neuvottelukutsun sekä alustavan tarjouspyynnön 26.9.2022. Alustavat tarjoukset pyydettiin jättämään 10.10.2022 klo 15.00 mennessä. Neuvottelut pidettiin etäneuvotteluina Teams-yhteydessä viikkojen 42-44 aikana. Neuvottelut järjestettiin kaikille neuvotteluun osallistuneille samansisältöisinä ennakkoon ilmoitetun neuvotteluohjelman mukaisesti. Neuvottelujen sisältö koostui tarjoajan järjestelmädemosta, alustavien vaatimusluonnosten läpikäynnistä ja alustavan tarjouspyynnön läpikäynnistä sekä tarvittavasta keskusteluista näihin teemoihin liittyen mukaan lukien hinnoitteluun vaikuttavat seikat, ehdotetut sopimusehdot ja lisätiedot. Raision kaupungin osalta neuvotteluihin osallistuivat vs. hallintojohtaja Anni Hakala, tiedonhallinta-asiantuntija Anu Eriksson, tiedonhallintasihteeri Anu Kasanen, kaupunginlakimies Timo Lankinen ja tietohallintojohtaja Juha-Pekka Saarinen.

Neuvottelukierroksen jälkeen hankintayksikkö julkaisi lopullisen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö julkaistiin neuvottelukierrokselle osallistuneille Cloudia hankintapalvelun kautta Hilma-julkaisujärjestelmässä 21.11.2022. Tarjoukset tuli jättää 23.12.2022 klo 12.00 mennessä.

Määräaikaan mennessä saapui viisi tarjousta: CGI Suomi Oy, Disec Oy, Innofactor Software Oy, Telia Finland Oyj ja Twoday Oy (entinen Visma Consulting Oy, tarjoajan nimi muuttunut kilpailutuksen kuluessa).

Tarjoajan valintaperusteet ja pisteytys

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous pisteytyksen perusteella. Tarjoajan valintaperusteet ja tarjouspyynnön kokonaispisteet muodostuvat kolmesta osasta:

-          Hinnoittelu (maksimipisteet 40)

-          Teknisen ja toiminnalliset vaatimukset (maksimipisteet 40)

-          Toimittajaan ja referensseihin kohdistuvat vaatimukset (maksipisteet 20).

Hinnoittelun pistemäärän määrittämistä varten käyttöönoton ja ylläpidon yhteissummaa (=tarjottu arvo) on verrattu kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo x maksipisteet (40). Tarjoajia on pyydetty ilmoittamaan palvelun käyttöönottomaksu, palvelun ylläpitomaksu erillisen testiympäristön käyttöönotto- ja ylläpitomaksut, viiden intregraation suunnittelun ja toteutuksen kokonaishinta ja näiden integraatioiden ylläpidon kuukausimaksu sekä lisätilan ja lisäkäyttäjien hinnoittelu. Lisäksi on pyydetty lisäpalveluja koskevat hinnat, joita ei kuitenkaan vertailla tarjouskilpailussa.

Teknisten ja toiminnallisten vaatimusten yhteispisteiden määrää (=tarjottu arvo) on verrattu kaavalla: tarjottu arvo / suurin annettu arvo x maksipisteet (40). Tekniset ja toiminalliset vaatimukset koostuvat minimivaatimuksista (pakolliset) ja pisteytettävistä vaatimuksista. Pisteytettäviä osioita ovat myös yleisluontoinen projektisuunnitelma ja tuotekuvaus. Hankintayksikkö on arvioinut yleisluontoisen projektisuunnitelman ja projektikuvauksen tarjouspyynnössä kuvattujen erillisten arviointiperusteiden mukaisesti.

Toimittajaan ja referensseihin kohdistuvien vaatimusten yhteispisteiden määrä (=tarjottu arvo) on verrattu kaavalla: tarjottu arvo / suurin annettu arvo x maksipisteet (20).

Tarjouksien kokonaispisteiden saamiseksi kolmen osan pisteet on laskettu yhteen ja tästä muodostuvat Tarjoajan kokonaispisteet. Kokonaispisteiden maksimimäärä on 100.

Hankintayksikkö on käynyt läpi saadut tarjoukset ja verrannut ilmoitettuja tietoja asetettuihin kriteereihin. Esimerkiksi ilmoitettujen referenssitietojen osalta on tarkistettu, että ilmoitetut referenssit täyttävät lopullisessa tarjouspyynnössä ilmoitetut kriteerit.

Hankintapäätös, sopimusehdot ja -kausi sekä projektin aikataulu

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Twoday Oy vertailulla yhteishinnalla 153.400 euroa ja kokonaispisteillä 90,96. Twoday Oy:n tarjous täytti kaikki tarjouspyynnön kriteerit.

Sopimuskausi alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan seuraavia yleisiä sopimusehtoja:

-          JIT2015 Yleiset sopimusehdot

-          JIT2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista

-          JIT2015 Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä

Raision kaupungin ja sähköisen säilytysjärjestelmän Toimittajan kesken laadittavan palvelusopimuksen pohjana voidaan käyttää Toimittajan sopimuspohjaa. Mahdollisista tarkennuksista ja muutoksista sopimuspohjaan neuvotellaan hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoitusta.

Sopimuskausi on 48 kk, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti sopimuskauden aikana (48 kk) toimittaja voi esittää yhden kerran hintojen suuruuden muuttamista todellista yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Hinnantarkistus voidaan tehdä aikaisintaan 1.1.2026. Mikäli tuotteiden ja palvelujen yleinen hintataso laskee, palveluntuottajan on huomioitava tämä hinnoissaan.

Sähköisen säilytysjärjestelmän käyttöönottoprojektin aikataulu sovitaan valitun Toimittajan kanssa laadittavassa käyttöönottoprojektin projektisuunnitelmassa. Alustavan aikataulun mukaan käyttöönottoprojekti voitaisiin aloittaa maaliskuussa 2023 ja käyttöönotto olisi toteutettu vuoden 2023 aikana.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Eero Vainio

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää valita sähköisen säilytysjärjestelmän palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan Twoday Oy. Sopimuskauden 48 kk arvo on 153.400 euroa, sopimus jatkuu tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Samalla kaupunginhallitus toteaa, ettei sopimusta synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.