Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 16.01.2023/Pykälä 10

Kaupunginhallitus 16.01.2023 § 10  

2170/02.08.00/2022  

 Valmistelija: vs. hallintojohtaja Anni Hakala ja sivistystoimialan talouspäällikkö Esa Ilanti, etunimi.sukunimi(at)raisio.fi

Raision kaupunginhallitus päätti 17.10.2022 § 341 keskeyttää aiemman Monitoimilaitteet palveluineen 2020-2023 (2030) hankinnan ja järjestää hankinnasta uuden tarjouskilpailun.

Kilpailutus järjestettiin uudelleen Hansel Oy:n puitesopimuksen "Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021-2023 (2025)" puitteissa minikilpailutuksena, joka on kohdistettu puitesopimuksen sopimustoimittajille. Hankinta koskee monitoimi- ja tulostuslaitteita (arviolta 52 monitoimilaitetta) tarvittavine asennuksineen, käyttökoulutuksineen ja huoltoineen Raision kaupungille sopimuskaudelle 1.2.2023-15.11.2030. Tarjotun monitoimi- ja tulostuslaiteiden tuli täyttää teknisiltä- ja toiminnallisilta ominaisuuksiltaan vähintään ne vaatimukset, jotka tarjouspyyntöasiakirjassa vaadittiin. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä, hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudella on noin 300.000 euroa.

Hankinta toteutettiin avoimella menettelyllä ja tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia hankintapalvelun kautta Hilmassa 1.12.2022 ja tarjoukset tuli jättää 21.12.2022 klo 15:00 mennessä.

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on tarjous, joka on elinkaarikustannuksiltaan edullisin. Elinkaarikustannukset vertaillaan hintalomakkeella ilmoitettujen hintatietojen ja niistä muodostetun "Elinkaarikustannusten vertailuarvon" perusteella. Elinkaarikustannuksiltaan edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.

Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta: Konica Minolta Business Solutions Finland Oy, Ricoh Finland Oy ja Toshiba TEC Nordic Ab. Edullisimman tarjouksen teki Ricoh Finland Oy vertailuhinnalla 284.419,80 euroa ja Ricoh Finland Oy:n tarjous täytti kaikki tarjouspyynnön kriteerit. Vertailutaulukossa ilmoitettu kokonaiskustannus on väärä Ricoh Finland Oy:n osalta. Tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, mikäli sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä ilmoitetun vertailuarvon ja hintalomakkeen vertailuarvon välillä on ristiriitaa, päätee hintalomakkeen vertailuarvo, joka siis Ricoh Finland Oy:n osalta on 284.419,80 euroa.

Alustava sopimuskausi 1.2.2023-15.11.2030 ja se alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu.

Hallintosäännön § 92 mukaisesti kaupunginhallitus päättää niistä hankinnoista, jotka ovat konsernitasoisia tai useamman kuin yhden lautakunnan kattavia, mikäli hankinnan arvo on yli 150.000 euroa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Eero Vainio

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää valita monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen sopimustoimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan Ricoh Finland Oy:n. Sopimuskauden 1.2.2023-15.11.2030 arvo on noin 300.000 euroa.

Samalla kaupunginhallitus toteaa, ettei sopimusta synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.