Kaupunginhallitus (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 08.03.2021/Pykälä 67

Asianro 968/00.01.00/2019

§ 67

Raision kaupunkiorganisaation uudistaminen

 

 

                                                          Kaupunginjohtaja Eero Vainio:

 

Organisaatiouudistuksen käsittely Raisiossa vuosina 2019-2020

 

Raision kaupunkiorganisaation uudistaminen käynnistyi keväällä 2019 laajennetun johtoryhmän, taloustyöryhmän ja kaupunginhallituksen työskentelyllä. Kesäkuussa 2019 taloustyöryhmä ehdotti strategisten tukipalveluiden kokoamista ja keskittämistä konsernihallintoon (taloushallintopalvelut, tietohallintopalvelut, sihteeri-, kirjaamo- ja arkistointipalvelut sekä sisäisen tarkastus ja hankinnat), kaupunkikehityspalveluiden ja elinvoimapalveluiden nostamista omaksi toiminnakseen sekä terveys- ja hyvinvointipalveluiden prosessimaisempaan organisointimalliin siirtymistä. Kaupunginhallituksessa 7.10.2019 käynnistettiin koko henkilöstöä koskevat YT-neuvottelut organisaatiouudistusta koskien, jotka käynnistyivät 27.11.2019. Lisäksi vuodenvaihteessa 2019-2020 toteutettiin konsulttityönä selvitys edellä kuvattujen johdon päätöksenteon tuen ja tukipalveluiden järjestämisen uudistamiseksi. 

 

Prosessi on keskeytynyt keväällä 2020 kaupunginjohtajan vaihdoksen myötä ja päätökset organisaation uudistamiseksi ovat tekemättä ja 27.11.2019 alkaneet yt-neuvottelut ovat vailla päätöstä.

 

Prosessi kokouksittain:

 

·         Laajennetun johtoryhmän kehittämispäivä 12.4.2019  

o   Aiheena Raision kaupungin tulevaisuus – millainen organisaatio kaupungissa on ensi vuosikymmenellä?  

·         Laajennettu johtoryhmä 18.6.2019  

·         Taloustyöryhmän raportin esittely. Kerrottiin myös, että organisaatiomuutosehdotuksiin liittyen toteutetaan kysely johtaville viranhaltijoille.  

·         Laajennettu johtoryhmä 7.11.2019  

o   Käytiin läpi organisaatiouudistuskyselyn tuloksia. Lisäksi esiteltiin organisaatiomuutosprosessia tukipalveluiden osalta.  

·         Taloustyöryhmän loppuraportti kaupunginhallituksessa 17.6.2019 § 225.  

·         Taloustyöryhmän raportti lautakuntien puheenjohtajille 24.6.2019  

·         Kaupunginhallituksen seminaarissa 26.-27.8.2019 organisaation kehittäminen oli yksi työpajojen aiheista.  

·         Taloustyöryhmän raportti valtuustoinfona valtuuston 2.9.2019 kokouksessa.  

·         Organisaatiouudistuksen selvitystyön käynnistäminen kaupunginhallituksessa 7.10.2019 § 338.  

·         Organisaatiouudistuksen raportti kaupunginhallituksessa 20.1.2020 § 13.  

·         Kaupunginhallitus 2.3.2020 

 

Organisaatiouudistus vuonna 2021

 

Kaupunginhallitus antoi uudelle kaupunginjohtajalle tehtäväksi kesken jääneen organisaatiouudistuksen toteuttamisen. Raision kaupungin organisaatio on perinteinen kuntaorganisaatio, jossa samankaltaiset toiminnot on yhdistetty toimialoiksi. Toimialat on nimetty kolmeksi keskukseksi: sosiaali- ja terveyskeskus, sivistyskeskus ja tekninen keskus. Lisäksi konsernihallinto huolehtii keskitetyistä tukipalveluista ja koko konsernin palveluista. Keskuksissa on hyvin vaihtelevia resursointeja ja käytäntöjä ja monessa keskeisessä asiassa kaupunkitasoiset yhteiset käytännöt puuttuvat. Lisäksi eräitä toimintoja, kuten palkanlaskenta ja ICT-palvelut on sijoitettu epätarkoituksenmukaisesti, elinkeinopalveluiden ja maankäytön sijainti eri yksiköissä ei tue parhaalla tavalla esimerkiksi yritysten sijoittumista eikä nykyinen konsernihallinto kykene myöskään tarjoamaan keskuksille niiden odottamaa tukea.

 

Uutta organisaatiomallia on rakennettu kaupunginjohtajavetoisesti yhteistyössä kaupunginhallituksen kanssa tammi-helmikuussa 2021. Kaupunginjohtajan valmistelun lähtökohtina ovat olleet marras-joulukuussa tehdyt työntekijöiden haastattelut, kaupungin kaikille työntekijöille tehty webrobol-kysely, organisaation havainnointi, Raision heikkouksien ja vahvuuksien analysointi sekä edistyksellisten verrokkikaupunkien organisaatiomallien tarkastelu. Työn tukena on käytetty vuosina 2019-2020 tehtyjä, mutta vaille toimeenpanoa jääneitä organisaatioanalyysejä ja selvityksiä.

 

Kaupunginhallituksen evästysten perusteella valikoituneella organisoitumismallilla tavoitellaan modernia ja kilpailukykyistä kasvavan kehyskaupungin tarpeita ja muutostrendejä palvelevaa organisoitumismallia.

 

Organisaatiouudistuksella pyritään samalla vastaamaan henkilöstökyselyssä ja haastatteluissa esiin nousseisiin toiveisiin organisaatiokulttuurin, prosessien ja toimintatapojen kehittämisestä; paremmasta sisäisestä tiedonkulusta ja yhteistyöstä, tehtävänkuvien kirkastamisesta, työssäjaksamisen tukemisesta, yhtenäisten toimintamallien luomisesta, avoimuuden lisäämisestä sekä paremmasta toimintavarmuudesta.

 

Päälinjat Raision uudeksi organisaatiomalliksi ”Moderni kehyskaupunki”

 

Poliittisen organisaation päälinjat 

 

Perustetaan kaupunginhallituksen alaisuuteen kaupunkikehitysjaosto. Kaupunkikehitysjaoston esittelijänä toimii kaupunginjohtaja

 

Kaupunkikehitysjaoston tehtävänä on käydä valmistelua tukevat lähetekeskustelut kaupungin kehittämishankkeisiin, kaupunkikuvaan, kaavoitukseen sekä strategisesti merkittäviin elinkeino-, asunto-, maa- ja omistajaohjauspoliittisiin suunnitelmiin liittyen.

 

Lisäksi kaupunkikehitysjaosto muun muassa hyväksyy rakentamattomien omakoti- ja paritalotonttien myymisen ja vuokralle antamisen valtuuston vahvistamien yleisten perusteiden mukaisesti sekä poikkeamisen perustellusta syystä valtuuston vahvistamista luovutusehdoista hinnoittelua lukuun ottamatta. Tämän lisäksi kaupunkikehitysjaosto päättää maa-alueiden ja rakennusten vuokralle ottamisesta ja vuokraamisesta valtuuston hyväksymien yleisperusteiden mukaisesti.

 

Samalla lakkautetaan konsernijaosto, tekninen lautakunta ja ympäristölautakunta. Tilalle perustetaan infralautakunta ja lupalautakunta. 

 

Infralautakunnan keskeisenä tehtävänä on vastata katujen ja yleisten alueiden sekä toimitilojen suunnittelusta, toteutuksesta ja hoidosta. Infralautakunta valmistelee ja koordinoi toimitilojen järjestämiseen, toteutukseen ja hoitoon liittyvät tehtävät sekä ruokapalveluihin liittyvät asiat.

 

Infralautakunta toimii yksityistielain mukaisena tielautakuntana ja ulkoilulain mukaisena kunnan leirintäalueviranomaisena. Infralautakunnan tehtävänä on kaupungin ohjaus ja edunvalvonta jäte-, energia- ja vesihuollon, palo- ja pelastustoimen sekä muiden toimialaansa kuuluvien palvelujen tuottamiseksi kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

 

Lupalautakunnan tehtävät ovat laissa ja asetuksissa sekä muissa säädöksissä kunnan ympäristönsuojelu- ja rakennusvalvontaviranomaiselle määrättyjen tehtävien valmistelu, päätöksenteko, täytäntöönpano ja neuvonta.

 

Sivistyslautakunta, vapaa-aikalautakunta, sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta, terveysvalvontajaosto, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta säilyvät entisen kaltaisina.

 

Viranhaltijaorganisaation päälinjat

 

Perustetaan kolme toimialaa ja matriisimaisesti toimiva konsernipalveluyksikkö: Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala, sivistystoimiala, sosiaali- ja terveystoimiala ja matriisimaisesti toimiva konsernipalveluyksikkö.

 

Elinvoima- ja kilpailukykytoimialaa johtaa kaupunginjohtaja. Toimiala jakautuu kaupunkikehityspalveluiden ja infrapalveluiden vastuualueisiin. 

 

Kaupunkikehityspalveluiden vastuualueelle kuuluvat elinkeino-, maankäyttö-, ympäristö- ja lupapalvelut sekä hankekehitys yhteistyössä muiden toimialojen ja infrapalveluiden vastuualueen kanssa. Soteuudistuksen tullessa kaupunkiin jäävät työllisyyspalvelut sijoitetaan osaksi kaupunkikehityspalveluiden vastuualueita. 

 

Infrapalveluiden vastuualueelle kuuluu kunnallistekniset palvelut, tilapalvelut ja ruokapalvelut sekä kaupunkikehityshankkeiden toteuttaminen yhteistyössä kaupunkikehityspalveluiden kanssa.

 

Sivistystoimiala jakautuu varhaiskasvatuksen, perusopetuksen, lukiokoulutuksen, opistokoulutuksen, liikunta- ja nuoriso ja kirjasto- ja kulttuuripalveluihin.  

 

Sosiaali- ja terveystoimiala jakautuu terveyspalvelujen palvelualueeseen, hoidon ja hoivan palvelualueeseen, perhe- ja sosiaalipalveluiden palvelualueeseen ja työllisyyspalvelujen palvelualueeseen.  

 

Konsernipalveluyksikkö toimii kaupunginjohtajan alaisuudessa ja jakautuu talous-, henkilöstö-, digi-, viestintä- ja päätöksenteon tuen palveluihin. Konsernipalveluyksikön tehtävänä on tuottaa koko kaupunkiorganisaatiolle edellä kuvatut palvelut matriisimaisesti ja vastata näiden palveluiden kehittämisestä.

 

Moderni kehyskaupungin mukainen organisoitumismalli vastaa nykyistä organisoitumismallia paremmin organisaatiolle kohdistuviin odotuksiin ja kilpailukyky- ja tehokkuusvaateisiin ja mahdollistaa kaupungin prosessien yhtenäisemmän johtamisen sekä dynaamisen strategista kaupunkikehittämistä koskevan päätöksenteon ja ennakkokeskustelun.

 

Esitetty muutos on aikaisempina vuosina tehdyn valmistelun ja esitettyjen toiveiden mukainen sekä nykyaikainen organisoitumismalli, mutta samalla muutos on suuri ja vaatii henkilöstöltä, keskijohdolta ja johtoryhmältä sitoutumista uudistuksen toteuttamiseen sekä suurta keskittymistä uusien prosessimaisten työtapojen ja tehtävänkuvien rakentamiseen. Esitetty muutos astuu pääosin voimaan henkilöstöorganisaation osalta vuoden 2022 alusta ja päätöksenteko-organisaation osalta uuden valtuuston aloittaessa. Päälinjoista päättämisen jälkeen alkaa varsinaisen uudistumisen työläin osuus ja tarkemmalle suunnittelulle on tarkoituksenmukaista varata aikaa tarvittaessa vuoden 2021 loppuun saakka jotta toteutuksen tarkempi suunnittelu voidaan tehdään yhteistyössä henkilöstön kanssa. 

 

Kaupunginhallitukseen 29.3.2021 tuodaan esitys uudeksi hallintosäännöksi, johon on tarkennettu uusi poliittinen organisaatio sekä ylin viranhaltijajohto. Aikataulun pitäessä valtuusto päättää uudesta organisaatiosta 12.4.2021. Valmisteluaikataulusta johtuen voi olla tarpeen tuoda loppuvuodesta 2021 tarkennettavaksi viranhaltijaorganisaatiota koskevia hallintosäännön kohtia. 

 

 

Oheismateriaali

1

Viranhaltijaorganisaation muutos

 

 

Päätösehdotus                           Kaupunginjohtaja Eero Vainio

 

1)    Kaupunginhallitus hyväksyy uudistuksen valmistelun jatkamisen Modernin kehyskaupungin mallin mukaisesti 

2)    Kaupunginhallitus käynnistää organisaatiouudistuksen edellyttämiä henkilöstön siirtoja, tehtävänkuvien muutoksia ja uusien prosessien kuvaamista koskevat yt-neuvottelut niiden henkilöiden osalta joita uudistus koskee. YT-neuvottelut tulee käydä loppuun vuoden 2021 aikana jotta uusi organisaatio voi aloittaa viimeistään vuoden 2022 alusta. Neuvotteluja käy kaupungin puolesta kaupunginjohtaja ja henkilöstöpäällikkö sekä hallintopäällikkö, talousjohtaja ja keskusten johtajat heidän tulevaisuudessa johtamiensa toimintojen osalta

3)    Uusittu hallintosääntö tuodaan 29.3.2021 kaupunginhallitukseen ja tarvittaessa tarkennusten osalta loppuvuodesta uudestaan

4)    Kaupunginhallitus esittää 29.11.2019 alkaneet YT-neuvottelut rauenneiksi.

 

Päätös                                           

Esittelijä teki seuraavan muutoksen päätösehdotuksen kohtaan 3): Uusittu hallintosääntö tuodaan 26.4.2021 kaupunginhallitukseen ja tarvittaessa tarkennusten osalta loppuvuodesta.

 

Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti muutettu päätösehdotus mukaan lukien.

 

Henkilöstöpäällikkö Jarmo Niitynperä poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 20.17.

 

Puheenjohtaja keskeytti kokouksen tauon ajaksi tämän pykälän käsittelyn jälkeen 20.17-20.25.