Kaupunginhallitus (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 14.09.2020/Pykälä 257

Asianro 800/00.02.01/2020

§ 257

Monitoimilaitteiden leasing-rahoitussopimusten allekirjoitusoikeus

 

 

                                                          Vs. kaupunginjohtaja Antti Korte:

 

Monitoimilaite on usean käyttäjän käytettävissä oleva tulostus-, skannaus ja kopiointilaite. Raision kaupungin kaikki monitoimilaitteet hankitaan KL Kuntahankinnat Oy yhteiskilpailutukseen pohjautuvan puitesopimuksen KLKH137 mukaisesti. Laitehankinnat tehdään neljän vuoden leasing-sopimuksella, joka sisältää laitteen, huoltotyöt, varaosat ja värit. Monitoimilaitteiden ainoa muuttuva kustannus on sivumäärään pohjautuva käyttökulu. Yksittäisen monitoimilaitteen kiinteä kulu on 20-160 €/kk laitetyypistä ja optioista riippuen. Kaupungissa on yhteensä 80 monitoimilaitetta, joten vuositasolla laitteita uusitaan noin kaksikymmentä.

 

Jokaisesta monitoimilaitteesta tehdään erillinen leasing-sopimus. Leasing-sopimuksen tekeminen on kaupungin olemassa olevien sääntöjen puitteissa työlästä. Rahoitusyhtiö lähettää leasing-sopimukset sähköisesti allekirjoitettavaksi tietohallintopäällikölle. Tietohallintopäälliköllä ei kuitenkaan ole oikeutta allekirjoittaa leasing-sopimusta, joten hänen täytyy pyytää sopimus paperisena ja toimittaa se allekirjoitettavaksi ao. keskuksen talous- tai hallintopäällikölle. Lisäksi tietohallintopäällikön pitää toimittaa kopio talous- tai hallintopäällikön kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tietohallintopäällikkö skannaa saamansa allekirjoitetun sopimuksen, ja toimittaa sen rahoitusyhtiölle. Kaupungin säännöt eivät mahdollista monitoimilaitteiden leasing-sopimuksen allekirjoitusoikeuden delegointia tietohallintopäällikölle.

 

Jatkossa tietohallintopäällikön saadessa tiedon tarpeesta monitoimilaitteelle, uuden hankkimiseksi tai olemassa olevan korvaamiseksi, hän vahvistaa tilauksen ao. keskuksen talous- tai hankintapäälliköltä. Tietohallintopäällikkö tilaa monitoimilaitteen ja allekirjoittaa leasingsopimuksen sähköisesti. Tämä toimintamalli edellyttää, että tietohallintopäälliköllä on oikeus allekirjoittaa monitoimilaitteiden leasing-sopimukset.

 

 

Päätösehdotus                           Vs. kaupunginjohtaja Antti Korte

 

Kaupunginhallitus valtuuttaa tietohallintopäällikön hyväksymään monitoimilaitteisiin liittyvät leasing-rahoitus- ja muut tarvittavat sopimukset koko kaupungin osalta. Samalla kaupunginhallitus päättää, että kaikki monitoimikoneet hankitaan keskitetysti tietohallintopalveluitten kautta.

 

Päätös                                           

Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

 

Tiedoksi

Juha-Pekka Saarinen, Tietohallintopalvelut