Kaupunginhallitus (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 16.04.2018/Pykälä 132

Asianro 166/07.01.02/2016

§ 132

Tietosuoja-asetuksen mukaisten vastuutahojen nimeäminen

 

 

                                                          Kaupunginsihteeri Sari Vahtera 9.4.2018:

 

Kaupunginhallitus päätti 18.1.2016 § 17 henkilötietolain (523/1999) mukaisten rekisterinpitäjien ja vastuuhenkilöiden nimeämisestä. 

 

Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistumassa. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.

Tietosuoja-asetusta täydennetään ja täsmennetään kansallisella lainsäädännöllä. Kansallinen lainsäädäntö on valmistelussa.

 

Asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjän ollessa oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, rekisterinpitäjälle on tarpeellista nimetä myös edustaja. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

                            

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjän tulee huolehtia siitä, että rekisteröity voi saada tietää itseään koskevien tietojen käsittelystä.

 

Henkilötietolain nojalla rekisterinpitäjä on käytännössä voinut toteuttaa informointivelvoitetta laatimalla tietosuojaselosteen. Se on asiakirja, joka yhdistää henkilötietolain 24 §:ssä säädetyn informointivelvoitteen edellyttämät tiedot ja henkilötietolain 10 §:n mukaisen rekisteriselosteen edellyttämät tiedot. Tietosuoja-asetuksessa säädetty informointivelvoite poikkeaa osin henkilötietolain 10 §:n vaatimuksesta laatia ja julkaista rekisteriseloste ja 24 §:n informointivelvoitteesta.

 

Tietosuojasta vastaavien työryhmä tarkastelee parhaillaan, millainen menettelytapa täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimuksen toimittaa rekisteröidylle kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa. Erityisesti on arvioitava, saako rekisteröity näin helposti ja yksiselitteisesti kokonaiskuvan henkilötietojensa käsittelystä silloin, kun henkilötietoja käsitellään useampaan kuin yhteen tarkoitukseen.

 

Tällä hetkellä kaupunginhallitus toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä niiden henkilörekistereiden osalta, jotka koskevat useampaa keskusta tai konsernihallintoa. Lautakunnat taas toimivat rekisterinpitäjinä oman toimialansa rekistereiden osalta.

 

Konsernihallintoa ja useampaa keskusta koskevien rekistereiden osalta vastuuhenkilönä toimii tällä hetkellä kaupunginsihteeri. Keskusten johtajat toimivat vastuuhenkilöinä toimialansa rekistereiden osalta. Kyseiset viranhaltijat voivat siirtää henkilörekisterin käytännön hoidon muulle viran- tai toimenhaltijalle.

 

Tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojavastaava nimetään myöhemmin keväällä 2018.

 

 

Päätösehdotus                           Kaupunginjohtaja Ari Korhonen

 

Kaupunginhallitus päättää, että

 

1)    kaupunginhallitus toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilörekistereiden osalta, jotka koskevat useampaa keskusta tai konsernihallintoa ja lautakunnat toimivat rekisterinpitäjinä oman toimialansa henkilörekistereiden osalta.

 

2)    konsernihallintojohtaja toimii rekisterinpitäjän edustajana (vastuuhenkilönä) konsernihallintoa ja useampaa keskusta koskevien henkilörekistereiden osalta  

 

3)    keskusten johtajat toimivat oman toimialansa henkilörekistereiden rekisterinpitäjän edustajana (vastuuhenkilöinä). Lisäksi tekninen johtaja toimii palkkahallintoon liittyvien henkilörekisterien edustajana (vastuuhenkilönä).

 

4)    keskusten johtajat voivat tarvittaessa siirtää henkilörekisterin käytännön hoidon toiselle viran- tai toimenhaltijalle.

 

Päätös                                           

Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

 

 

Tiedoksi		Keskukset
		Nimetyt