Vapaa-aikalautakunta (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 21.04.2020/Pykälä 19

 

	Asianro 471/00.04.01/2020

§ 19

KOHA-kirjastojärjestelmä käyttöön Vaski-kirjastoissa

                            

 

 

                                                          Kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja Tiina Salo 6.4.2020:

 

Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suomessa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä. Axiell Auroran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huomattavat ja järjestelmä on ollut käytössä lähes 10 vuotta.

 

Vaski-kirjastoissa Axiellin toimittama PallasPro-kirjastojärjestelmä päivitettiin uudempaan Auroraan vuonna 2011. Suomessa kirjastojärjestelmämarkkinat olivat tuolloin käytännössä yhden toimittajan varassa ja kirjastoissa ryhdyttiin etsimään muita vaihtoehtoja. Yhdeksi vaihtoehdoksi löytyi avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Koha, jonka ensimmäinen käyttöönotto oli vuonna 2014 Joensuussa. Kohan ovat ottaneet käyttöön Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lumme-kirjastot sekä Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot. Kouvo-lan kaupunginkirjasto ja muut Kyyti-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto sekä muut Lapin kirjastot sekä Porvoon kaupunginkirjasto ja muut Uuden-maan Helle-kirjastot. Vuonna 2018 Kansalliskirjaston johdolla yhteensä 17 korkeakoulukirjastoa päätyi valitsemaan Kohan vuonna 2018.

 

Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kansainvälistä Koha-yhteisöä. Kehitystyössä on mahdollista hyödyntää Koha-yhteisön tekemää työtä, teettää työ omilla järjestelmäkehittäjillä tai hankkia kehitystyö ostopalveluna. Ylläpidon ja kehittämisen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeeksi suuri, jotta laatu ja kehitys pystytään turvaamaan. Kansallisella tasolla kehittämistä tehdään tieteellisten ja yleisten kirjastojen yhteistyönä. Vastaavasti nykyinen Aurora-kirjastojärjestelmä on ns. suljettu järjestelmä, joten muutokset ja kehittämistyöt ovat maksullisia ja ne myydään erikseen jokaiselle kirjastolle. Tietojärjestelmän tulisi olla joustava ja mahdollistaa erilaisten uusien toimintojen liittäminen sen osaksi kohtuullisin kustannuksin. Tämä ei aina toteudu suljetuissa järjestelmissä.

 

Vuonna 2016 perustettiin in-house -yhtiö Koha-Suomi Oy hallinnoimaan kirjastojärjestelmän ylläpitoa, jolloin osakkaana oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon suoraan yhtiöltä. Koha-Suomi Oy:n toiminta-ajatuksena on tuottaa Kohaa käyttäville kunnille järjestelmän tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yhteistyössä kirjastojen kanssa. Yhtiön perustajajäsenet ovat Joensuun kaupunki, Kouvolan kaupunki, Mikkelin kaupunki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kaupunki ja Turun kaupunki. Yhtiöön ovat liittyneet kaikki Kohaa käyttävät kunnat. Raision kaupunginvaltuusto on lunastanut Koha-Suomi Oy:n osakkeet vuonna 2016 (KV § 92 17.10.2016).

Vaski-kirjastoissa käynnistettiin ensimmäinen Koha-projekti vuonna 2016. Projektin päätteeksi määriteltiin kuusi toiminallisuutta, joiden tulisi toteutua ennen Vaski-kirjastojen käyttöönottoa. Seuraava Koha-Aurora-vertailuprojekti toteutettiin 2017–2018 ja käytiin keskustelua Kohan ominaisuuksista verrattuna Auroraan. Vuonna 2016 määritellyt toiminnallisuudet oli tällöin toteutettu Kohaan ja siten päätös käyttöönotosta oli mahdollinen, mutta lisäksi haluttiin tehdä lisäselvityksiä Kohan toiminnallisuudesta vuoden 2019 aikana.

 

Vaski-johtoryhmä käsitteli Kohan käyttöönottoa kokouksessaan 28.1.2020 ja teki käyttöönottopäätöksen. Tavoite on, että käyttöönottoprojekti käynnistetään keväällä 2020 ja käyttöönotto on toukokuussa 2021.

 

Raision kaupunki on ollut mukana Vaski-yhteistyössä vuodesta 2008 alkaen. Yhteistyön myötä asiakkaille on voitu tarjota koko alueen kattava verkkokirjasto, yhteiset varaukset ja kuljetukset. Asiakkaille Vaski-yhteistyön kautta käytettävissä ovat nopeasti ja edullisesti laajat kokoelmat. Asiointia alueen eri kirjastoissa helpottavat myös yhteiset toimintatavat. Raision kaupunginkirjaston kannalta suositeltavin ratkaisu on tehdä kirjastojärjestelmämuutos yhteistyössä Vaski-kirjastojen kanssa.

 

Koha-Suomen vuosittainen palvelumaksu on 0,28 € / asukas / vuosi. Kustannukset laskutetaan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan käyttöönottoa seuraavasta kuukaudesta lähtien. Palvelinkustannukset ja kirjastojen oma kehitystyö mukaan lukien KOHA-järjestelmän kustannukset tulevat olemaan noin 0,47 € / asukas / vuosi. Tällä hetkellä Axiellille maksettavat kustannukset ovat Raision osalta vuosittain n. 0,83 € / asukas / vuosi.

 

Kohan käyttöönottoprojektin toteuttaa Turun kaupungin IT-palvelut investointihankkeena ja hankkeen kustannusarvio on 200 000 €. Muut Vaski-kunnat osallistuvat kustannuksiin asukasluvun mukaisesti ja hankinta toteutetaan viiden vuoden tasapoistoina.

 

Päätösehdotus                           Sivistysjohtaja Juha-Pekka Lehmus

 

Vapaa-aikalautakunta merkitsee asian tiedokseen.

 

Päätös                                           

Vapaa-aikalautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.