Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 12.12.2018/Pykälä 229

Asianro 986/00.02.02/2018

§ 229

Esityslistojen toimittaminen lautakunnan jäsenille ja pöytäkirjan tarkastus

 

 

                                                      Sosiaali- ja terveysjohtaja Juha Sandberg 3.12.2018:

 

                                                      Esityslistojen toimittaminen

 

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta päätti 21.6.2017 § 108, ettei salaisten asioiden esityslistaa toimiteta etukäteen lautakunnan jäsenille vaan asiakirjat ovat nähtävänä hallintopalvelukeskuksessa ja ennen kokouksen alkua kokoustilassa kunnes materiaalin toimittaminen ja käsittely sähköisessä muodossa voidaan tietoturvallisesti tehdä.

 

Nyt tehdyn selvityksen mukaan salatun sähköpostin toimintatapa on todettu salassa pidettävien asioiden osalta (riittävän) tietoturvalliseksi. Toimintamallissa salatun sähköpostiviestin tullessa lautakunnan jäsenen Raision kaupungin sähköpostiin, saa hän matkapuhelimeen koodin, jolla hän pystyy avaamaan salatun sähköpostiviestin. Salattu sähköposti on tilattu sekä varsinaisille että varajäsenille. Varsinaisen jäsenen poissa ollessa salattu esityslista lähetetään varajäsenelle, mikäli tieto poissaolosta on ilmoitettu sosiaali- ja terveyskeskuksen viralliseen sähköpostiin sosiaali.terveys@raisio.fi.

 

Näin ollen lautakunta päättää siirtyä myös salaisten asioiden osalta edellä esitettyyn toimintatapaan 1.1.2019 alkaen ja noudattaa kaupunginhallituksen 11.6.2018 päätöstä § 217 sähköisen toimintatavan ensisijaisuudesta myös salaisten asioiden osalta.

 

Lautakunnan varsinaiset jäsenet ja varajäsenet velvoitetaan allekirjoittamaan lomake Salassapitovelvollisuus sosiaali- ja terveystoimessa.

 

Salaista esityslistaa koskeva liitemateriaali on jatkossakin nähtävissä hallintopalvelukeskuksessa virka-aikana ja kokouspaikalla puoli tuntia ennen kokouksen alkua.

 

                                                      Pöytäkirjan tarkastaminen

 

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta on 10.10.2018 § 192 päättänyt sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnan kokouksista, pöytäkirjojen tarkastamisesta ja nähtäville asettamisesta vuonna 2019. Lautakunta päätti ” … että pöytäkirjan tarkastavat kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua lautakunnan jäsentä, mikäli lautakunta ei jonkin asian osalta erikseen päätä, että kyseisen asian osalta pöytäkirja tarkastetaan heti. …”

 

Siirtyminen salaisen sähköpostin käyttöön mahdollistaa pöytäkirjan sähköisen tarkastamisen. Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnalle esitetään, että pöytäkirjan tarkastamisessa siirrytään ensisijaisesti sähköiseen menettelyyn vuoden 2019 alusta lukien.

 

Hallintosäännön 2 luvun 21 §:n mukaan: ”Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti”.

 

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnalle esitetään seuraavaa toimintatapaa pöytäkirjan sähköisessä tarkastamisessa:

 

Pöytäkirjanpitäjän kirjoittamasta pöytäkirjasta toimitetaan sekä pöytäkirjan julkinen että salainen osa puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille tarkastettavaksi samassa salatussa sähköpostiviestissä Raision kaupungin sähköpostiosoitteeseen. Puheenjohtaja ja tarkastajat voivat hyväksyä pöytäkirjan allekirjoitettavaksi sähköisesti ilmoittamalla siitä sähköpostiviestillä sosiaali- ja terveyskeskuksen viralliseen sähköpostiosoitteeseen sosiaali.terveys@raisio.fi. Tällöin sähköisesti hyväksytyn pöytäkirjan paperiversio allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa. Pöytäkirja on allekirjoitettavissa myös sosiaali- ja terveyskeskuksessa virka-aikana. 

 

Koska sähköpostiviestistä muodostuu virallinen asiakirja, sähköpostiviesti muotoillaan seuraavasti. Viestin aiheeksi merkitään ”Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnan xx.xx.2019 pöytäkirjan tarkastus”. Viestin sisältö on seuraava: Olen tarkastanut sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnan xx.xx.2019 pöytäkirjan sähköisessä muodossa ja hyväksyn sen kokouksen kulkua vastaavaksi. Allekirjoitukseksi merkitään puheenjohtaja tai pöytäkirjantarkastaja N.N.

 

Kokouksen pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi kokousta seuraavana perjantaina viimeistään klo 12.00. Pöytäkirja on tarkastettava sähköisesti kokousta seuraavaan maanantai-iltaan mennessä.

 

 

 

Päätösehdotus                          Sosiaali- ja terveysjohtaja Juha Sandberg

 

                                                       Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta päättää

 

1)     siirtyä edellä mainittuun sähköiseen toimintatapaan salaisten asioiden esityslistojen toimittamisessa

 

2)     velvoittaa lautakunnan varsinaiset jäsenet ja varajäsenet allekirjoittamaan lomakkeen Salassapitovelvollisuus sosiaali- ja terveystoimessa.

 

3)     että sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnan kokousten pöytäkirjat tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa ensisijaisesti sähköisesti edellä kuvatulla toimintatavalla, ellei lautakunta jonkin asian osalta erikseen päätä, että pöytäkirja kyseisen asian osalta tarkastetaan heti kokouksessa

 

4)     sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa.

 

 

 

Päätös                                         

Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.