Tekninen lautakunta (1.6.2017 - 31.5.2021)
Pöytäkirja 13.11.2018/Pykälä 170

Asianro 1083/00.02.02/2018

§ 170

Teknisen lautakunnan kokoukset ja pöytäkirjojen nähtävilläpito vuonna 2019

 

 

                                                          Hallintopäällikkö Anne Rantala 29.10.2018:

 

Kokousaika ja -paikka

 

Raision kaupungin hallintosäännön 2 luvun 6 §:n mukaan: ”Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Puheenjohtajalla on oikeus tehdä kokousaikatauluun muutoksia. Kokous on pidettävä aina silloin, jos enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.”

 

Teknisen lautakunnan kokoukset on kuluvana vuonna aloitettu klo 17.30. Kokoukset on pidetty kaupunginhallituksen kokoushuoneessa.

 

Kokouksen koollekutsuminen

 

Hallintosäännön 2 luvun 7 §:n mukaan kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Mikäli toimielin ei ole muuta päättänyt, kokouskutsu on lähetettävä viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Teknisen lautakunnan kokouskutsut on lähetetty sähköisesti viimeistään kolme päivää ennen kokousta.

 

Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen

 

Tekniselle lautakunnalle esitetään, että pöytäkirjan laatimisessa ja tarkastamisessa siirrytään ensisijaisesti sähköiseen menettelyyn vuoden 2019 alusta lukien.

 

Hallintosäännön 2 luvun 21 §:n mukaan: ”Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti”.

 

Pöytäkirjanpitäjän kirjoittama pöytäkirja toimitetaan puheenjohtajalle sähköpostilla. Puheenjohtaja voi hyväksyä pöytäkirjan allekirjoitettavaksi sähköisesti ilmoittamalla siitä sähköpostiviestillä teknisen keskuksen viralliseen sähköpostiosoitteeseen. Tällöin sähköisesti hyväksytty pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa. Pöytäkirja on allekirjoitettavissa teknisessä keskuksessa virka-aikana. 

 

Pöytäkirjan tarkastavat kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, mikäli lautakunta ei jonkin asian osalta erikseen päätä, että kyseisen asian osalta pöytäkirja tarkastetaan heti.

 

Teknisen lautakunnan pöytäkirja tarkastetaan ensisijaisesti sähköisesti. Pöytäkirja lähetetään tarkastettavaksi pöytäkirjantarkastajille sähköpostilla Raision kaupungin sähköpostiosoitteeseen. Kokouksen pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi kokousta seuraavana päivänä viimeistään klo 16.00. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti siten, että tarkastaja lähettää sen hyväksymisestä sähköpostiviestin teknisen keskuksen viralliseen sähköpostiin tekninen@raisio.fi.

 

Koska sähköpostiviestistä muodostuu virallinen asiakirja, sähköpostiviesti muotoillaan seuraavasti. Viestin aiheeksi merkitään ”Teknisen lautakunnan xx.xx.2019 pöytäkirjan tarkastus”. Viestin sisältö on seuraava: Olen tarkastanut teknisen lautakunnan xx.xx.2019 pöytäkirjan sähköisessä muodossa ja hyväksyn sen kokouksen kulkua vastaavaksi. Allekirjoitukseksi merkitään pöytäkirjantarkastaja N.N.

 

Pöytäkirja on tarkastettava sähköisesti kokousta seuraavaan torstai-iltaan mennessä. Sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa. Pöytäkirja on allekirjoitettavissa teknisessä keskuksessa virka-aikana. 

 

Pöytäkirjan nähtävänä pitäminen

 

Kuntalain 140 §:n mukaan ”lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu”. Hallintosäännön 2 luvun 21 §:n mukaan ”pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten, kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu”.

 

Teknisen lautakunnan tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävänä julkaisemalla se yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavana perjantaina. Tarkastamatonta pöytäkirjaa ei saa julkaista, mistä johtuen pöytäkirjantarkastuksessa on välttämätöntä noudattaa ilmoitettuja määräaikoja. Mikäli pöytäkirjaa ei ole tarkastettu kokousta seuraavaan perjantaihin mennessä, sen julkaiseminen lykkääntyy ja päätösten lainvoimaistuminen ja toimeenpano siirtyy.

 

 

 

Päätösehdotus                           Tekninen johtaja Antti Korte

 

Tekninen lautakunta päättää, että

 

1.    vuoden 2019 lautakunnan kokoukset pidetään tiistaisin seuraavasti: 22.1., 12.2., 5.3., 26.3., 16.4., 7.5., 28.5., 11.6., 20.8., 10.9., 1.10., 22.10., 12.11., 3.12. Kokoukset alkavat kyseisinä päivinä klo 17.30

 

 

2.    teknisen lautakunnan kokousten pöytäkirjat tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa ensisijaisesti sähköisesti, ellei lautakunta jonkin asian osalta erikseen päätä, että pöytäkirja kyseisen asian osalta tarkastetaan heti

 

3.    lautakunnan tarkastettu pöytäkirja julkaistaan yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavana perjantaina

 

4.    sähköisesti tarkastettu pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään seuraavassa lautakunnan kokouksessa.

 

 

Päätös                                            Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

 

 

 

 

 

Tiedoksi

Minna Heikkilä, konsernihallinto